minds

TT Inc, merupakan sebuah perusahaan yang memiliki divisi teknologi informasi yang juga mempunyai departemen teknik telekomunikasi. Permasalahan TT Inc. terjadi ketika salah satu dari dua arsitek jaringan dalam grup Data Networking mengundurkan diri. Masalah baru muncul ketika arsitek jaringan kedua juga mengundurkan diri. Kedua orang ini merupakan orang yang mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang cukup senior di perusahaan. Dengan kehilangan kedua orang ini, TT Inc menghadapi masalah terhadap jurang pengetahuan yang terlalu lebar.

Keluhan dari kedua arsitek jaringan tersebut adalah ketidak puasan dengan beban pekerjaan, sumber daya yang terbatas, tenggat waktu yang tidak mungkin, serta ekspektasi yang berlebihan dari manajemen. Anggota tim yang lain juga mengisyaratkan hal yang sama setelah manajemen seakan menganggap remeh permasalahan dengan memperkerjakan anggota tim yang lain dengan lebih keras. Hasilnya adalah produktivitas para karyawan di departemen IT menurun. Bahkan proyek-proyek pun menjadi terhambat karena isu ini.

Manajemen sekarang tidak hanya berhadapan dengan tugas untuk mencari pengganti kedua orang tersebut dan menyusutkan jurang pengetahuan, namun juga menyelesaikan masalah-masalah yang menggerogoti departemen IT

Dari survey yang dilakukan untuk mengetahui duduk permasalahan dan solusi untuk TT Inc ditemukan bahwa permasalahan yang ada pada TT Inc adalah produktivitas yang menurun dan ketidak puasan terhadap pekerjaan yang ada sekarang. Beban kerja yang terus meningkat ditambah dengan tenggat waktu yang sangat cepat, birokrasi yang berbelit-belit, serta tidak adanya komitmen dari manajemen, pelatihan-pelatihan, serta penghargaan atas usaha menjadi isu di dalam permasalahan TT Inc.

Permasalahan tentang birokrasi menjadi isu utama. Perkembangan dunia bisnis yang semakin cepat menuntut perubahan dilakukan dengan cepat, namun karena adanya birokrasi yang berbelit-belit, proses perubahan menjadi lambat dan produktivitas menurun. Inovasi yang terhambat dan pengambilan keputusan yang lambat akan menyebabkan produktivitas menurun.

Tingkat tekanan (stress ) dari para pegawai TT Inc. juga menjadi salah satu masalah. Peran ganda menyebabkan para pegawai merasa mendapat beban tambahan dari apa yang seharusnya mereka kerjakan. Hal ini menyebabkan pekerjaan-pekerjaan menjadi terhambat dan tenggat waktu pun tidak bisa terpenuhi yang akan berpengaruh buruk ke penilaian kerja bulanan mereka.

Beberapa masalah dari divisi IT TT Inc. adalah:
1. Permintaan terlalu banyak dan berbenturan satu sama lain (konflik)
2. Pekerjaan yang tidak terjadwal menganggu pekerjaan yang sudah dijadwalkan sebelumnya.
3. Pekerjaan yang harus dilakukan terlalu banyak, kekurangan waktu dan tenaga, serta penyelesaian masalah-masalah harus dilakukan secara cepat.

Permasalahan juga terjadi pada training, dimana para pegawai tidak mendapatkan cukup pelatihan walaupun rencana dan budget untuk pelatihan sudah ada. Para pegawai juga tidak bisa mengambil kursus-kursus karena mereka sudah terlalu disibukan oleh pekerjaan mereka. Kurangnya pelatihan membuat para pegawai tidak bisa meningkatkan kemampuan mereka sehingga kemajuan mereka dan perusahaan akan terhambat.

Komitmen manajemen juga menjadi salah satu isu di dalam divisi IT. Manajemen gagal menjadi pemimpin yang mengarahkan ke suatu tujuan. Manajemen hanya menganggap divisi IT adalah pusat-biaya (cost-center ) dan bukan merupakan divisi yang akan membantu TT Inc mencapai targetnya. Birokrasi juga menjadi salah satu topik yang menghambat perkembangan dari divisi IT.

Penghargaan terhadap pegawai menjadi penambah daftar masalah yang ada di TT Inc. . Kebanyakan pegawai menganggap mereka tidak dihargai dan dikompensasi dengan baik walaupun TT Inc. mempunyai program berupa pembagian jatah saham perusahaan ke para pegawainya. Namun dengan jumlah bonus yang hanya 1 sampai 3 persen gaji annual, para pegawai sepertinya tidak terlalu bersemangat jika melihat beban kerjanya sekarang.

Dalam permasalahan TT Inc. komunikasi menjadi permasalahan yang paling utama dari manajemen terhadap divisi IT. Solusi pertama adalah manajemen harus mengkomunikasikan hasil akhir dan tujuan secara jelas kepada anggota-anggota organisasi serta mendistribusikan infomasinya secara reguler.

Yang perlu dilakukan adalah manajemen harus mengkomunikasikan dan merancang tujuan serta hasil akhir bersama dengan para pegawai dan bukan untuk pegawai. Dengan ini para pegawai sendiri akan mengerti bahwa mereka akan mendapatkan penghargaan ketika mereka sudah bisa mencapai tujuan yang ditetapkan olehnya sendiri.

Komunikasi bersama akan meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas karena para pegawai bisa fokus kepada tugas-tugasnya. Tugas-tugas yang jelas akan membantu para pegawai dan perusahaan untuk mencapai tujuan akhir yang telah dibuat sebelumnya. Duplikasi pekerjaan juga bisa dikurangi karena seorang pegawai tidak akan mengerjakan hal yang sama dengan pegawai lain. Pelatihan juga harus dijadikan salah satu tujuan akhir supaya para pegawai bisa mengembangkan dirinya lebih lanjut.

Komunikasi juga diperlukan untuk memberikan pengertian kepada seluruh divisi TT Inc. bahwa divisi IT bukanlah divisi yang hanya membuang dana dan sumber daya, namun divisi IT merupakan salah satu divisi yang akan meningkatkan nilai perusahaan yang bisa mengoptimalkan proses bisnis.

Bisa kita lihat bahwa komunikasi antara manajemen dengan pegawai non-manajemen merupakan kunci untuk meningkatkan proses bisnis. Birokrasi sentralistik seperti hirarki militer bukanlah merupakan jawaban untuk dunia bisnis yang berkembang dengan cepat. Keputusan yang harus bisa diambil dengan cepat menjadi salah satu titik keuntungan suatu bisnis.

Pelatihan terhadap pegawai juga harus diperhatikan untuk menjaga agar jurang pengetahuan antara pegawai senior dan pegawai junior tidak terlalu lebar. Pelatihan silang antar divisi bisa menambah pengetahuan dan kemampuan dari seorang pegawai. Jika seandainya seorang pegawai senior memutuskan mengundurkan diri, celah yang ditinggalkannya akan cepat ditutup oleh pegawai yang sudah ada sehingga tidak perlu mengorbankan bisnis.

Komunikasi merupakan salah satu faktor penting dalam bisnis. Komunikasi satu arah (dari atasan ke bawahan) yang sering dilakukan oleh bisnis-bisnis tentu saja tidak akan bisa membawa bisnis itu maju dalam dunia yang berkembang dengan cepat ini. Pegawai tentu saja tidak bisa dianggap sebagai pelaksana perintah lagi. Melainkan mereka juga harus dilibatkan dalam pengambilan keputusan serta perancangan tujuan akhir perusahaan.

Komunikasi yang baik akan mengurangi faktor resistansi dari seorang pegawai terhadap perubahan. Namun tentu saja komunikasi dan perubahan tersebut juga harus memberikan suatu kontribusi atau penghargaan terhadap pegawai supaya perubahan berjalan dengan mulus dan resistansi berkurang.

Sumber:

Appelbaum, Shapiro, Danakas, Gualtieri, et. Al. 2004. Internal communication issues in an IT engineering department: A case study. ABI/INFORM Global