minds

Di dunia teknologi informasi (TI) ini, perusahaan-perusahaan berlomba-lomba untuk menerapkan TI di perusahaannya. Jika dulu perusahaan bekerja secara manual dalam pembukuan transaksi misalnya, minimal sekarang mereka telah memakai aplikasi spreadsheet untuk pencatatan yang lebih rapih dan lebih bisa dipertanggung jawabkan keabsahannya. Perusahaan-perusahaan besar juga tidak mau kalah dalam penerapan TI ini. Integrasi TI antar divisi perusahaan menjadi poin yang paling utama. Integrasi TI ini dilaksanakan untuk mendukung proses bisnis perusahaan dan meningkatkan efisiensi yang lebih tinggi di perusahaan.

Namun banyak dari perusahaan yang seakan menganggap TI sebagai senjata utama namun tidak melakukan hal-hal yang mencerminkan hal tersebut. TI dianggap sebagai jawaban dari seluruh permasalahan dan investasi yang besar dilakukan tanpa ada pertimbangan-pertimbangan serta pelatihan-pelatihan yang cukup. Pada akhirnya TI akan dianggap sebagai cost center atau pusat pengeluaran. Tidak lama setelah itu divisi financial akan segera menganggap divisi TI sebagai musuh besar karena manfaatnya tidak dirasakan oleh perusahaan walaupun investasi dalam jumlah yang besar telah dilakukan. Permasalahan-permasalahan ini sangat krusial karena banyak diantaranya melibatkan manajemen dan orang-orang yang terlibat di dalam proses bisnis.

Permasalahan-permasalahan ini selanjutnya menjadi pekerjaan bagi para chief information officer atau CIO untuk dipecahkan. Kunci untuk memecahkan permasalahan-permasalahan tersebut adalah dengan mengadakan assessment TI. Assessment berasal dari bahasa Latin, Assidiere, yang berarti duduk berdampingan. Dengan duduk berdampingan, pihak lain bisa memandang masalah dari suatu organisasi dari sisi lain. Dengan melihat masalah dari sisi lain, diharapkan solusi-solusi atas permasalahan tersebut bisa dicari dan diimplementasikan.

Istilah lain yang sering dicampur-adukan dengan assessment adalah evaluation. Evaluation berasal dari kata latin Valere yang berarti menilai. Perbedaan antara assessment dan evaluation adalah pada hasil akhirnya. Penilaian yang kita dapat dari evaluation belum tentu akan membantu kita dalam menyelesaikan permasalahan karena penilaian akan diambil dari proses-proses yang terjadi dalam kehidupan sehari-hari perusahaan. Sedangkan dengan assessment, proses-proses dan permasalahan-permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan bisa dilihat bersama-sama dan dicari solusi untuk pemecahan masalah dan/atau peningkatan kinerjanya. Walaupun mempunyai tujuan yang berbeda ,Kedua hal – assessment dan evaluation – tetap mempunyai tujuan akhir yang sama bagi perusahaan. Meningkatkan akuntabilitas dari sebuah perusahaan.

Akuntabilitas merupakan kunci kepercayaan. Dengan akuntabilitas tinggi artinya kita bisa mempertanggung-jawabkan pekerjaan kita bukan hanya ke sesama rekan kerja namun juga ke orang-orang yang mempunyai posisi lebih tinggi daripada kita. Assessment membantu sebuah organisasi untuk mencapai tingkat akuntabilitas yang tinggi dan mengurangi resiko-resiko yang akan terjadi karena permasalahan dan kekurangan-kekurangan dari sebuah organisasi, karena pada proses assessment seluruh staf dan manajemen dianggap sebagai orang-orang yang mempunyai satu tujuan yang sama walaupun di dalam area pekerjaan yang berbeda.

Beberapa pertanyaan yang sering muncul dan ditanyakan kepada pada CIO, manajemen, direktur dan karyawan diantaranya adalah:
1. Apakah kualitas pekerjaan sudah cukup tinggi?
2. Apakah penambahan investasi akan membuat perbedaan?
3. Dimanakah kita harus memperkuat sumber daya untuk meningkatkan kinerja perusahaan?
4. Apakah program-program yang dijalankan bisa sukses?
5. Bagaimana sumber daya digunakan?
6. Apakah strategi yang baik untuk meningkatkan kinerja perusahaan?
7. Bagaimana kita menempatkan diri di pasar dan di mata para saingan bisnis?

Assessment yang dilakukan secara teratur akan membantu kita untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini. Assessment juga akan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan lain yang biasanya berhubungan dengan permasalahan-permasalahan seperti standar kerja, serta tingkat efisiensi. Assessment juga akan membantu sebuah organisasi untuk melihat diri mereka sendiri berdasarkan informasi-informasi yang relevan dan faktual. Kebanyakan perusahaan akan menolak fakta-fakta terutama fakta negatif. Namun ketika mereka dihadapkan dengan fakta dan laporan yang objektif, tentu saja mereka tidak bisa mengelak dari kenyataan dan harus menyelesaikan permasalahan tersebut sebelum menjadi terlalu kompleks dan merusak akuntabilitas suatu perusahaan.

Dalam assessment teknologi, ada tiga tantangan dalam melakukan assessment:

1. Solusi-solusi yang tidak standar.
Perusahaan-perusahaan banyak yang mengambil pendekatan berbeda dalam penggunaan teknologi. Pendekatan yang berbeda ini lah yang membuat pengukuran penggunaan serta biaya dari teknologi menjadi lebih sulit. Perbedaan juga membuat kesulitan tersendiri dalam menentukan apakah penggunaan teknologi tertentu dalam suatu kasus tertentu akan membuat suatu perbedaan yang berarti.
Tingkat kebutuhan yang berbeda antar setiap unit bisnis dalam suatu perusahaan juga membuat permasalahan standarisasi ini terjadi. Dalam prakteknya, perbedaan-perbedaan ini akan membuat integrasi antar unit bisnis akan lebih sulit.

2. Pertanyaan yang campur aduk.
Banyak dari penentang teknologi maupun pendukung investasi teknologi akan mencoba untuk mencari hasil langsung dari pertanyaan apakah A+B = C? Dimana A adalah proses bisnis, B adalah teknologi, dan C adalah hasil perubahan dari penggunaan teknologi untuk mendukung proses bisnis menjadi proses bisnis yang cost effective dan efisien . Dalam teori, A+B haruslah menghasilkan C. Namun pada kenyataannya, hasil C sendiri tidak selalu akan membantu proses bisnis karena variable proses bisnis merupakan variable yang cukup kompleks, sehingga mungkin variable teknologi juga harus diterapkan dengan tepat. Tidak selamanya satu solusi teknologi bisa cocok untuk beberapa proses bisnis sekaligus.

3. Definisi kesuksesan tidak jelas.
Assessment sangat erat kaitannya dengan pengukuran. Tanpa ada objek yang bisa diukur, assessment tidak akan bisa dilakukan. Kunci kesuksesan harus diidentifikasi terlebih dahulu sebelum melakukan assessment khususnya dalam bidang teknologi. Hal-hal seperti tingkat turnover pegawai tentu saja bukanlah sesuatu yang berhubungan langsung dengan teknologi, namun faktor seperti jumlah data yang bisa diproses per hari atau jumlah transaksi yang bisa dicatat per hari tentu saja lebih cocok untuk menjadi bahan pengukuran.