minds

Perubahan merupakan salah satu faktor yang harus ada pada setiap diri manusia untuk maju dan menjadi sosok yang lebih baik. Organisasi yang tersusun oleh kumpulan manusia yang bekerja sama dalam mencapai suatu hal tertentu, lambat laun juga harus beradaptasi dengan dunia yang juga terus berubah. Terutama di dunia bisnis yang perkembangannya menjadi sangat cepat sejak diperkenalkannya sistem-sistem teknologi informasi yang modern, perusahaan-perusahaan seakan mendapatkan peraturan tidak tertulis yaitu pentingnya perubahan.

Perubahan-perubahan yang dilakukan bisa saja membawa perusahaan tersebut ke level yang lebih tinggi bila dilakukan dengan baik dan sukses. Namun tidak semua perubahan berujung kepada kesuksesan, banyak perubahan yang akhirnya malah menjatuhkan nilai perusahaan karena berbagai aspek. Baru-baru ini PALM yang merupakan merek generik untuk personal digital assistant (PDA) selama beberapa tahun, akhirnya bangkrut dan diakuisisi oleh Hewlett-Packard (HP) akibat inovasi dan perubahan yang relatif lambat. Sementara para pesaing PALM seperti Research in Motion sudah melakukan perubahan untuk merespon pasar.

Salah satu kendala dalam menerapkan perubahan adalah tingkat resistensi dari para karyawan. Perubahan dipastikan akan memecah perusahaan menjadi dua kubu yang berbeda. Satu kubu akan mendukung perubahan secara total, sementara kubu lain akan menentang perubahan dan lebih suka perusahaan berada di dalam kondisi yang sudah ada atau status-quo. Karyawan yang resisten biasanya menentang perubahan karena berbagai hal, terutama ketika perubahan tersebut bisa mengancam posisinya di perusahaan atau hanya sebatas kemalasan untuk mempelajari hal yang baru.

Untuk mengatasi penentangan terhadap perubahan ini, dibutuhkan suatu cabang disiplin ilmu dari manajemen yang bernama Change Management atau Managing Organizational Change (MOC). MOC bertujuan untuk mengkomunikasikan perubahan ke pihak yang resisten supaya mereka menyadari tujuan perubahan dan turut andil di dalam perubahan tersebut. MOC akan membantu proses peningkatan proses bisnis (business process improvement atau BPI)

Sebelum memulai MOC, hal yang harus dimengerti terlebih dahulu adalah pengertian tentang organisasi, dimana organisasi adalah sistem dari orang-orang, proses-proses, teknologi, material, prosedur, dan struktur yang kompleks (Harrington, 2000). Perubahan pada organisasi akan menyebabkan efek riak pada organisasi. Efek riak ini akan menyebabkan perubahan-perubahan pada proyek-proyek lain yang terdapat pada organisasi seperti pada gambar 1.1. Efek riak ini akan mempengaruhi proyek-proyek lain dan akan membuat masalah baru ketika masalah-masalah muncul secara simultan dan berinteraksi satu sama lain.

Perubahan sendiri bukanlah merupakan proses yang berkelanjutan. Proses berkelanjutan ini dibagi mejadi tiga tahap: kondisi sekarang, transisi, dan kondisi yang diinginkan seperti yang bisa kita lihat pada gambar 1.2. Kondisi sekarang atau lebih dikenal dengan nama status quo merupakan kondisi dimana perubahan belum terjadi dan seluruh situasi berada di dalam kondisi yang stasis serta stabil. Namun kondisi stasis dan stabil ini akan berubah jika proses perubahan sudah mulai terjadi.

Ketika proses perubahan sudah terjadi, sebuah organisasi akan masuk ke fase transisi. Pada fase ini orang-orang tidak lagi melakukan apa yang mereka lakukan di kondisi awal, namun mereka juga belum siap dengan pola-pola baru. Dalam kondisi ini, orang-orang yang ada di dalam organisasi telah mengembangkan perilaku-perilaku baru yang berujung kepada kondisi yang diinginkan di masa depan. Pada masa ini, ketidak-pastian dan ambiguitas akan terjadi karena orang-orang sudah lepas dari zona nyaman mereka.

Sesudah seluruh strategi sudah diimplementasikan dan keuntungan-keuntungan bagi para orang-orang di organisasi sudah diketahui, perubahan akan mulai berjalan. Kondisi masa depan yang diinginkan bukan lagi menjadi tujuan akhir, namun hanya menjadi bagian untuk melanjutkan ke perubahan-perubahan lainnya.

Fase pain dan remedy merupakan dua kondisi yang harus ada untuk perubahan organisasi yang sukses. Pain merupakan kumpulan dari informasi yang tidak mendukung status quo yang akan membantu proses perubahan itu sendiri selama perubahan kondisi dari status quo menuju ke kondisi yang diinginkan. Remedy merupakan kebiasaan-kebiasaan yang dibutuhkan untuk mendapatkan kondisi masa depan yang diinginkan tepat waktu dan sesuai dengan budget awal. Salah satu contoh penerapan remedy adalah solusi-solusi Business Process Improvement (BPI).

Menurut Wikipedia, BPI merupakan pendekatan sistematik untuk menolong organisasi mengoptimalkan proses-prosesnya untuk mendapatkan hasil yang lebih efisien. BPI berfokus kepada “melakukan sesuatu secara benar” daripada “melakukan sesuatu yang benar”. Pada intinya, BPI mencoba untuk mengurangi variasi dan/atau pengeluaran di dalam proses, sehingga hasil akhir yang diinginkan bisa tercapai dengan penggunaan sumber daya yang lebih baik.